Como implementar un ERP y no morir en el intento

by Victor Carruitero

05 Consejos prácticos a la hora de iniciar el uso de un sistema erp en nuestra empresa y tener éxito

Mucho se habla de la importancia de usar un sistema integrado de información ERP dentro de una organización como la solución más importante para poder tener el control y poder planificar el futuro empresarial, pero muy poco se habla del titánico esfuerzo que a veces resulta llevar esto a la realidad. Para eso hemos elaborado con la experiencia adquirida una lista de los 05 puntos mas importantes a tener en cuenta a la hora de iniciar un proyecto de esta importancia y no sucumbir en el intento.

  1. Tener un jefe de proyecto interno al 100%.Uno de los errores más comunes a la hora de implementar un ERP dentro de nuestra organización es designar a un trabajador que tiene una carga laboral de casi el 100% de su tiempo a dirigir el proyecto, otro error es pensar primero en el encargado de sistemas, pero porque es errado pensar así, porque lo que se necesita es a una persona que conozca y entienda todas la áreas administrativas. Así que el primer consejo es que ponga un empleado dedicado al 100% a la implementación del proyecto y coordinar exclusivamente con la empresa proveedora todos los detalles que esto implica, con la finalidad de no perder nuestro valioso tiempo e inversión.
  2. Tu proveedor de ERP es tu socio en este proyecto. Una de la percepciones más equivocadas está en ver a nuestro proveedor de ERP como si este nos fuera a vender un producto y la organización solo es la receptora de este mismo, pero la realidad es muy diferente porque la implementación de un ERP es un trabajo de ambas partes, ya que el empleado es el que más que conoce sus procesos y es el que va a usar el ERP, con esto se está garantizando el éxito de la implementación, pero tomar una actitud pasiva en la implementación del proyecto a la espera de resultados sin la intervención nuestra puede llevar a nunca terminar bien o a demorar más de lo esperado.
  3. Hacer planes rígidos de implemetación de cada etapa. Uno de los errores más comunes es establecer un cronograma con objetivos específicos en fechas puntuales, si bien es cierto que lo mejor que se puede hacer es tener un cronograma con fechas y objetivos en nuestro proyecto de implementación, este debe ser flexible en sus detalles sin llegar a mover el objetivo ni las fechas finales, ya que debemos entender que esto es un proceso que en el tiempo puede cambiar o realizar ajustes de desarrollo de nuevas funcionalidades del ERP, así que debemos estar preparados para tomar decisiones y giros rápidos para ajustar detalles en cada momento con el fin de no movernos del objetivo final que es tener un sistema que funcione con la eficiencia que queremos y en el tiempo meta que nos pusimos.
  4. No tener presupuesto para imprevistos. Una de las realidades más frecuentes de todo proyecto informático es que no se sabe con exactitud todos los imprevistos e inconvenientes que pueden ocurrir a la hora de implementar un proyecto de este tipo, creer que todo se puede prever antes del proyecto y tratar de presupuestar al detalle con la idea de "evitar tener costos adicionales " bueno siendo sinceramente prácticos esto casi siempre diferente salvo raras ocasiones funciona y no se debe al mal cálculo sino a la naturaleza misma del servicio que en gran medida depende de nuestro cliente y la manera en que organiza sus operaciones, por lo que siempre estaremos ante un escenario de incertidumbre, por eso siempre recomendamos tener un presupuesto adicional para hacer horas extras de desarrollo de nuevas funcionalidades que se adapten a tus necesidades, eso lo más recomendable para no paralizar el proyecto por un detalle que no se presupuestó, por nuestra experiencia que tenemos siempre recomendamos considerar un costo adicional entre 10 - 30% como máximo para eventos no presupuestados, si el número fuese más de eso ya estaríamos hablando de un proyecto fallido.
  5. Siempre existe la posibilidad de fracaso. Muy conocedores que a pesar de la necesidad muy importante de tener un sistema que controle e integre todas nuestras operaciones, siempre existe y existirá la posibilidad que tengamos un fracaso en implementar un sistema de gestion tipo ERP, para esto recomendamos nunca olvidarse de los 4 primeros puntos para no llegar a tener que pensar en esta quinta posiblidad.

Estimados lectores espero que tomen en cuenta estos consejos resumidos de años de experiencia y hagamos de nuestras experiencias con los sistemas de gestión algo exitoso para nosotros y nuestras organizaciones.